深化企业会计档案管理的新机遇
——试论落实《企业内部控制基本规范》的措施
庄秀丽1 王爱平2陆琼3翁友伦3
（1浙江工贸职业技术学院，浙江 温州325003；2浙江省工业设计研究院，浙江 杭州310003；
3杭州钢铁集团公司，浙江 杭州 310022）
摘 要：随着企业生产经营活动的持续和社会发展，会计档案数量迅速增长，载体不断增多；同时由于会计委派、代理的兴起，出现会计档案移交不完整、归属不明确、责任不落实等问题。在落实《企业内部控制基本规范》中，完善法规体系、加强行政监管、强化法人责任、优化会计人员和档案人员的知识构成，推进会计电算化与档案信息化的融合是规范会计档案管理的重要手段。
关键词：会计；档案管理；规范；措施
中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1672－0105（2009）04－0012－04
New Opportunities for Deepening ofEnterpriseAccounting Archive Management
1.Zhuang Xiuli, 2.Wang Aiping, 3. Lu Qiong, 4. Weng Youlun
(1.Zhejiang Industry & Trade Vocational College，Wenzhou Zhejiang, 325003, 2.Zhejiang Industry Design & Research Institute, Hangzhou Zhejiang, 310003, 3.4.Hangzhou Iron & Steel Group Company Hangzhou, Zhejiang, 310022)
Abstract:When the enterprise continues its production and management with social development, the number of enterprise accounting archive rapidly increases, the kinds of archive carriers grow, and accounting accreditation and financial affairs representative appear. These cause some accounting archive problems such as incomplete handover, ambiguous belonging, and unascertainable responsibilities. During the company carrying out the internal control specification, perfecting regulation system, strengthening administrative supervision, intensifying legal person responsibility, optimizing the knowledge of accountant and archives managers, and improving the interfusion between accounting computerization and archive informatization are important means to specify enterprise accounting archive management.
Key words:accounting; archive management; specification; measures
财政部等五部委发布的《企业内部控制基本规范》（以下简称《基本规范》），于2009年7月1日起在上市公司正式实施，鼓励非上市的大中型企业执行。这是深化企业财务会计档案工作的一次新机遇。会计档案是企业在经济管理活动中产生的并作为历史记录保存的会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，它既是企业生产经营成果的历史记录，也是企业科学决策和实时管理的依据。会计档案信息无疑会对企业的生产经营和各项管理产生重大影响，是《基本规范》强调的重点之一。本文就企业会计档案管理中一些问题作一剖析，并就档案部门落实《基本规范》的措施进行探讨。
一、当前企业会计档案工作中存在的问题
（一）会计档案数量持续增长，载体形式不断增多
会计档案由于是在企业生产经营中不断产生，随着企业生产规模的扩张、经营活动的持续发展和时间的推延，企业积累的会计档案数量迅速膨胀，特别是会计凭证，作为会计记帐的依据更是与日俱增。同时，会计电算化的普及，除原始的纸质载体归档材料外，经过计算机处理的会计信息数据，根据《会计档案管理办法》规定，不仅要保存电子数据，而且应当保存打印的会计纸质文本，这就形成了双重的会计档案信息载体，即传统意义上的纸质会计档案与包括存储在计算机系统中的会计数据，以及保存在其他磁性介质或光盘中会计数据等形式在内的电子文件会计档案。同时，一些企业的会计部门由于缺乏财政和档案行政管理部门的监督、指导，不移交或不及时、不完整移交会计档案，对长期保存在会计部门的会计档案，不经整理、编目，亦无合适库房、装具，任意堆放，长期超过保管期限也不作鉴定，一旦会计部门觉得过于繁多，成为累赘想销毁，经主管会计部门的企业领导同意就轻易销毁，既不“直接鉴定”，也不登记造册，消弥于无形之中。一些改制、撤销、破产企业积累的会计档案还有因为长期无人过问，不经整理，不办移交，最终为人盗卖。
（二）社会中介机构介入增多，会计委派、代理逐渐兴起
经济社会的发展和企业财务会计制度的改革，会计师事务所、审计师事务所等中介机构在实际上已经逐步取代了各级经济主管部门对企业会计档案的监督管理。但是，目前的法律法规尚未明确赋予会计师事务所、审计师事务所和注册会计师监管企业会计档案的职责。一些企业委托社会会计中介机构进行会计核算代理，也有一些企业集团为加强对下属企业生产经营中财务活动的控制，实行会计机构派出制或会计人员委派制，只关注当期的会计核算数据而不关心会计档案信息的保存，甚至对所属企业形成的会计档案归属不明确，会计档案记载的信息不完整，为持续利用会计信息留下了隐患。诸如通过会计电算化处理移交归档的会计帐簿封面或扉页没有企业单位名称、法定代表人、会计部门负责人、会计经办人员的姓名、签字或盖章，会计核算的电子文件不转化成磁性载体或光盘等向档案部门移交归档。
（三）会计档案管理的法规规范制度不完善、不健全
《档案法》作为档案工作的根本法律，对企业档案工作包括会计档案工作作出了明确的法律规定。《会计法》第二十三条也规定：“各单位对会计凭证、会计帐簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门制定。”财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》第三条指出“各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。”由于该办法第二十一条同时规定“本办法由财政部负责解释”，正是因为这一条款，一些企业就引申为会计档案的管理由企业财务部门负责解释，会计档案的分管由企业分管会计工作的领导而不是由企业主管档案工作的领导负责，削弱了企业档案部门依法履行职责，难以监督、检查、指导会计机构的档案工作，即使建立了企业会计档案工作的规章制度，事实上也只能停留在纸上谈兵。在实际工作中经常可见一些企业私自销毁、失窃会计档案的“新闻”，甚至出现法律纠纷时当事企业双方抢夺会计档案的报道。在以法制经济为基本特征的市场经济的社会条件下，不完善的会计档案管理体系，没有具有权威的会计档案管理专门法规，显然难以保证企业和经济社会的健康有序发展。
（四）会计工作人员普遍缺乏档案管理的教育、培训经历
从企业会计档案管理的现状来看，会计部门的职责普遍局限于记帐核算，缺乏对会计信息资源的保管、开发和利用的关注与研究，不设专兼职档案管理岗位。笔者多次到一些企业检查会计档案工作时，经常发现归档的财务报告没有文字分析材料；永久保管的职工工资结算表作为只有15年保管期限的会计凭证附件装订保存；向企业档案馆、室只移交数量繁多的会计凭证而不全面移交会计帐簿、财务报告等完整的会计档案；企业破产、转制、结构性调整中，只关注资产处置不关心会计档案管理等等现象，不一而足。究其原因，与企业会计工作人员缺少档案管理的教育培训经历相关。从高校相关专业设置的课程来考察，会计档案多作为档案学的一个分支，从档案理论与实践的角度阐述会计档案的收集、归档、编研、保管等管理环节；而会计学专业则普遍缺乏从档案管理和信息资源管理的角度来审视会计信息，先天的不足，造就了会计工作人员对会计档案管理的思维定势。
二、落实《基本规范》，改进和加强会计档案信息资源管理的对策建议
（一）完善会计档案管理法规，加强会计档案执法监督检查
在《档案法》修订中要进一步补充强调档案工作中这部根本法律的权威性，明确包括会计档案在内的各门类档案管理的法律责任，《会计法》等法规中关于会计资料、会计档案的条款要统一到档案法律的精神上来。即将实施的《基本规范》第三十一条规定，“会计系统控制要求企业严格执行国家统一的会计准则，加强会计基础工作，明确会计凭证、会计帐簿和财务会计报告的处理程序，保证会计资料真实完整”。企业档案部门要充分利用《基本规范》的实施，加强与会计部门的交流沟通，认真履行会计档案的监督、检查、指导职责；各级档案行政管理部门要强化依法行政的力度，积极争取同级人大的支持，针对近年来频发的会计档案非法隐匿、损毁，上市公司会计信息披露虚假或失真等现象，开展或联合开展会计档案执法检查；联合财政部门，通过企业档案工作等级评定、档案工作目标管理、档案工作年度检查、会计工作认证等载体，监督、检查、指导企业档案部门和会计部门强化对会计档案信息的管理，依据档案法规进行会计工作评估。
（二）强化企业法定代表人、总经理对会计档案的法律责任
企业法定代表人、总经理作为企业最主要的领导，要充分认识到会计档案信息对企业依法经营、科学发展和科技进步的重要作用和意义。规范企业治理结构，企业法定代表人、总经理对本单位的会计工作、会计资料的真实性、完整性负责，企业其他领导人不宜越俎代庖。按照《基本规范》中“不相容职务分离控制、授权审批控制”的制衡性原则，企业总会计师或分管财务会计工作的副总经理不能审批会计档案管理或鉴定销毁等处置事宜。企业主要负责人在企业内部依法履行档案工作领导责任，按照法规要求设立档案工作机构和会计档案管理岗位，落实会计人员档案工作职责，规模企业要在会计部门配备专兼职档案工作人员，并从硬件设施、软件开发、制度建设等方面创造档案工作条件，提出管理要求；实行会计委派或委托中介机构进行会计核算的企业，要明确落实会计档案的归属和管理责任；自觉接受财政和档案行政管理部门的监督，接受审计部门和会计师事务所等会计中介机构的审计。同时，一旦企业发生经济纠纷或者领导个人任期届满离职审计，都离不开会计档案这一依据。完整、准确、真实、规范的会计档案信息也是对企业法定代表人和总经理的重要保护。
（三）多层次多渠道优化会计从业人员的知识构成和法制意识
会计档案信息管理列入会计专业人员教育、培训、考核职责。前哈佛大学校长劳伦斯·萨默斯说，如果说工业时代最重要的投资是对工厂的投资，那么信息时代最重要的投资绝对是对人类智力的投资。知识经济利用的是智力和有效获取、传递和处理信息的能力。在这种经济中，员工将成为成功企业和经济增长的基础。在学校教育、就业培训、继续教育等不同阶段中，学校、企业、财政部门都应该为会计从业人员设立会计档案信息管理与开发利用的课程，并建立相应的考核机制，优化会计人员知识结构，增强会计人员法制意识，提高会计人员综合素质。
（四）提高企业档案馆（室）档案专业管理人员的综合素质和工作能力
首先是在选调档案工作人员上把好进入关，充分认识档案工作是一线工作、档案工作岗位是专业技术岗位的客观事实。企业要有计划有步骤地招聘、吸收信息资源管理和计算机管理专业的大学生、研究生从事企业档案工作，逐步更新历史原因造成的低文化、低水平、低素质的工作人员；特别是企业档案部门的领导要从具有大局意识、责任意识、服务意识的优秀档案工作人员中选拔，加强与会计等职能部门的协调与合作。其次在档案馆、室配备会计档案管理岗位，以客观、公正的立场接收、管理和提供会计档案利用服务，参加财政和档案部门组织的会计专业和档案管理的继续教育、培训学习，熟悉会计工作的基本流程、基本规律和要求，熟练掌握会计档案信息资源管理技能，建立责任与权利相对应的会计档案管理工作秩序，监督、检查、指导会计部门对会计档案的收集、整理、移交和利用工作，开展会计档案信息编研服务，对事关企业长远发展、改制转制、破产重组、重大投资项目等大事、大局，会计档案人员必须根据掌握的会计档案信息和会计档案法规，主动参与为企业决策层提供参考服务。
（五）进一步推进会计电算化与档案信息化的建设和融合进程
会计电算化作为一项先进、成熟的管理技术和手段，已经在企业得到普遍的应用。《基本规范》第四十一条指出，“企业应当利用信息技术促进信息的集成与共享，充分发挥信息技术在信息与沟通中的作用。” 这有利于促进企业档案信息化建设的快速发展，将进一步推进企业会计电算化、办公自动化和档案信息化的融合进程，提高计算机信息系统在企业管理中的应用广度和深度。档案部门要运用信息技术汇集资源，保护资源安全可靠。对于会计电算化形成的会计档案信息的管理，企业应当根据设定的控制目标，全面系统持续地收集相关信息，要尽早建立与电子文件管理相应的规范与制度，列入企业电子文件和档案信息化建设的总体规划；在建设企业档案信息化中，要强化对会计电算化信息资源的数据选择、编辑和分析能力的功能，为高效利用会计信息打好基础；在落实纸质会计档案完整、及时、规范归档的基础上，建立、完善会计电子文件信息的逻辑归档和物理归档的办法和措施，同时要归档保存企业不同版本的会计电算化软件系统，确保会计电算化信息的可读、可识、可用，确保纸质和电子会计档案信息资源的一致和安全。
只有充分重视会计信息在企业管理中的地位和作用，改进和加强执法监督，规范公司内部控制，完善公司治理结构，规范会计档案信息的管理行为，优化会计和档案工作从业人员知识构成，才能保证提供高质量的会计档案信息为企业经营管理服务，为合规的利用者提供规范的会计信息服务。
参考文献：
[1]财政部、证监会、审计署、银监会、保监会.企业内部控制基本规范[M].立信会计出版社2008.
【责任编辑 孙仁峰】
